Khả năng tự quản trị (self-management)

Dịch từ Harvard Business Review

Có thể bạn đã biết, tự nhận thức là kỹ năng quan trọng để làm việc hiệu quả – đó là khả năng hiểu được thế mạnh, điểm yếu, cảm xúc, suy nghĩ, giá trị của mình, cũng như cách mình gây ảnh hưởng đến xung quanh. Nhưng đó mới chỉ là một nửa câu chuyện. Tự nhận thức không có tác dụng nếu thiếu một kỹ năng quan trọng tương đương: tự quản trị.

Hãy xem trường hợp của Rick. Anh đã được phản hồi nhiều lần là nói quá thường xuyên và quá nhiều trong cuộc họp. Anh muốn cải thiện chuyện này và học cách để tham dự cuộc họp hiệu quả hơn nhằm giúp đội ngũ ra quyết định tốt hơn. Chúng tôi đề nghị anh đánh giá về hiệu quả tham dự một cuộc họp gần đây với 15 người, trong đó anh nói khoảng 30% thời gian. “Tôi biết mình nói quá nhiều, nhưng tôi có quá nhiều điều phải nói”, anh nói và giải thích ý kiến của mình. Rick có sự tự nhận thức tốt, nhưng vẫn không hành động hiệu quả như ý muốn vì chưa tự quản trị tốt.

Tự quản trị bản thân là lựa chọn có ý thức để chống lại sự yêu thích hoặc thói quen, chọn một hành động tạo ra kết quả mong muốn (hành động hiệu quả). Đó là quá trình gồm 4 bước:

  1. Sống với hiện tại.  Tập trung sự chú ý vào những gì đang xảy ra ở hiện tại, ngay lúc này, không phải những gì đã nói cách đây 15 phút hoặc điều gì sẽ xảy ra trong cuộc họp sắp tới.
  2. Tự biết mình. Bạn đang nhìn thấy gì, nghe thấy gì, đang làm gì, đang nói gì, đang suy nghĩ gì?
  3. Xác định một vài lựa chọn. Bạn sẽ làm gì tiếp theo? Kết quả có thể xảy ra của mỗi hành động là gì? Những phản hồi nào có thể khiến bạn thay đổi lựa chọn? Có những lựa chọn thay thế nào? – kể cả đó là những việc bạn không muốn làm hoặc không thường làm?
  4. Chọn những lựa chọn mà bạn tin rằng nó hiệu quả nhất. Hành động nào đưa tới kết quả tốt nhất – kể cả đó là hành động không dễ dàng với bạn.

Cụ thể đối với Rick, tự quản trị có thể là:

  1. Có mặt ở hiện tại: “ Tôi tập trung vào cuộc nói chuyện này, thật sự lắng nghe những ý kiến của mọi người, và đặt sự chú tâm vào những gì đang diễn ra.”
  2. Tự biết mình: “Tôi thấy mình thích thú và háo hức khi chia sẻ ý kiến của mình. Tôi muốn làm gương. Tôi cũng nhận thấy có nhiều người trong phòng đang cố gắng để nói, và tôi biết tôi có xu hướng nói quá thường xuyên, điều đó gây trở ngại cho người khác trong cuộc họp .”
  3. Xác định vài lựa chọn hành động: “Tôi có thể giải thích ý tưởng của mình, hỏi một câu hỏi hữu ích, mời người khác chia sẻ ý kiến của họ, hoặc im lặng lắng nghe.”
  4. Đưa ra lựa chọn hành động hiệu quả nhất: “Tôi sẽ rút lại ý kiến của mình và nghe người khác nói. Kể cả khi tôi rất muốn chia sẻ ý kiến của mình. Tôi đã bị nói rất nhiều lần là nói quá nhiều, và không cho người khác cơ hội để đóng góp. Nếu tôi lắng nghe ngay bây giờ, tôi có thể cho họ cơ hội đó.”

Điều gây khó khăn trong việc tự quản trị bản thân đó là những hành động hiệu quả nhất thường không khớp với thói quen hay những điều chúng ta yêu thích (nếu nó khớp thì chúng ta chẳng cần quản trị bản thân nữa).

Hành động theo một cách khác với thói quen thông thường hay điều yêu thích của mình thường khiến bạn cảm thấy khó chịu, không thoải mái (“Trong buổi hỏi đáp tôi thường là người trả lời câu hỏi đầu tiên. Tôi sợ người khác trả lời sai”); lúng túng vì thiếu kỹ năng (“Tôi không biết cách để đưa phản hồi phủ định”), và không vui (“Tôi thích nói thẳng và bị mất kiên nhẫn khi phải lựa lời thật kỹ”).

Làm khác hay ngược với thói quen thường gây ra phản ứng tiêu cực trong chúng ta. Với một thói quen, bộ não đã tạo ra kết nối sẵn và chuyển từ kích thích sang phản ứng mà không cần suy nghĩ, hay gọi là đường tắt, tiết kiệm thời gian và công sức. Còn những hành động không theo thói quen đòi hỏi chúng ta phải suy nghĩ về tình huống, xem xét lựa chọn, đưa ra quyết định và thực hiện hành động phù hợp với lựa chọn đó. Việc này mất thời gian và nỗ lực. Cơ chế tự động hiệu quả của thói quen khiến cho chúng ta khó từ bỏ chúng. Việc lặp lại thói quen cũ một cách tự động thường dễ và vui hơn so với việc phải đầu tư năng lượng để tạo ra cái mới.

Dù có những rào cản như vậy, việc quản trị bản thân là một kỹ năng có thể học được. Bạn có thể bắt đầu như sau:

  1. Quyết định lĩnh vực bạn muốn quản trị chính mình. Chú ý quan sát cách bạn thường hay làm, những gì bạn nói, làm và những gì bạn không nói, không làm. Xác định những tình huống mà cách tiếp cận hiện tại của bạn không hiệu quả như bạn muốn. Ví dụ tình huống trên, là việc nói quá nhiều trong cuộc họp.
  1. Chú ý và nhìn lại xem điều gì đang khiến bạn thiếu sự tự kiểm soát. Trong những tình huống bạn muốn tự chủ, tự kiểm soát nhưng vẫn chưa làm được, cảm nhận xem bạn cảm thấy như thế nào, bạn muốn gì, và cách bạn diễn dịch những điều đang xảy ra. Điều gì đang định hướng hay điều khiển hành động của bạn? Có phải là thiếu sự tỉnh thức ở hiện tại, mong muốn được xinh đẹp, thiếu kỹ năng, thấy thiếu an toàn, hay điều gì khác? Nếu bạn nói quá nhiều trong cuộc họp, thử nhìn lại xem vì sao mình như vậy. Có thể vì bạn coi trọng ý kiến của mình hơn người khác, thấy nó đúng hơn, giá trị hơn, hoặc bạn chưa bao giờ có thể nói ít lại. Những người có xu hướng thiên về hành động thường bỏ qua việc nhìn lại này, chỉ muốn tiến thẳng về trước theo kế hoạch. Nhưng đừng làm vậy. Việc hiểu lý do tại sao ta lựa chọn là rất quan trọng để thay đổi lựa chọn đó.
  2. Xem xét những lựa chọn và phản ứng của bạn với những lựa chọn đó. Thay vì hành động theo thói quen (cơ chế tự động), nếu bạn đang kiểm soát bản thân, bạn sẽ làm gì? Phản ứng của bạn với những lựa chọn đó? Chú ý cách mà thói quen và những điều yêu thích của bạn xuất hiện ở đây, tự hỏi mình xem bạn đang cố gắng tránh điều gì. Với ví dụ về chuyện nói nhiều trong cuộc họp, một lựa chọn bạn có thể làm là chờ cho những người khác nói trước rồi mới đưa ra quan điểm của mình. Giờ thì xem xét phản ứng của bạn cho lựa chọn đó. Bạn có sợ ai đó sẽ nói trùng ý của bạn và bạn “mất điểm”, hoặc những người khác sẽ không có cùng ý kiến với bạn và như vậy sẽ phải đưa ra một quyết định tồi.
  1. Lên kế hoạch. Giờ bạn đã biết cần thay đổi điều gì, bạn hiểu hơn về cái gì điều khiển mình, xác định được vài lựa chọn, giờ hãy nghĩ về những bước cụ thể mà bạn sẽ làm. Nếu bạn nói quá nhiều, kế hoạch có thể là bạn sẽ quyết dịnh nói bao nhiều lần trong 1 cuộc họp và mỗi lần bao lâu, hoặc cuộc họp nào bạn sẽ chỉ nghe mà không nói.
  1. Thực hành. Thói quen cũ là một liên kết chắc chắn trong não. Để thay đổi chúng, chúng ta cần tạo ra liên kết mới (thói quen mới), và điều này cần sự tập luyện. Nếu chúng ta vẫn tiếp tục nói quá nhiều trong cuộc họp, tập luyện có thể là đếm những lời bình luận của mình và ngừng lại khi thấy mình sắp vượt giới hạn, cho bạn thấy mình chỉ có một điều quan trọng nữa cần nói. Lặp  lại bài tập này cho tới khi bạn thấy mình có thể kiểm soát tốt hành vi đó. Đồng thời khám phá phản ứng của mình khi tập luyện, Bạn học được điều gì từ chuyện mình đang làm, từ cách mình phản ứng, và điều chỉnh cách tập luyện sau đó?
  1. Lặp lại quá trình. Trở lại từ bước 2 và quan sát những nỗ lực của mình, nhìn lại những lựa chọn của mình, điều chỉnh kế hoạch,  và tập luyện tiếp tục. Trong mỗi lần lặp lại thành công, bạn sẽ học được thêm một chút về cách bạn vận hành tâm trí của mình, điều gì kiểm soát hành vi của bạn, và làm cách nào để cải thiện.

Việc hành động theo cảm xúc yêu thích và quen thuộc là hoàn toàn tự nhiên, nhưng nếu lúc nào cũng hành động như vậy, chúng ta không thể tiến bộ trong bất cứ mặt nào của đời sống. Để trở nên hiệu quả hơn, cần kết hợp việc tự nhận thức (tự biết mình) với tự quản trị bản thân. Bắt đầu bằng việc tự nhìn nhận hành động hiện tại của mình, xem xét những lựa chọn thay thế và nỗ lực để kháng cự những điều yêu thích và quen thuộc. Cam kết với những hành động tạo ra kết quả.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to Top